Paramétrer Pennylane : le guide de la première semaine

Un dossier mal paramétré ne se voit pas tout de suite. Il se voit six mois plus tard, quand la numérotation des factures présente un trou, que l’historique bancaire s’arrête à trois mois et que personne n’a accès à ce dont il a besoin. Voici l’ordre dans lequel nous montons un dossier au cabinet, et les décisions qu’il vaut mieux prendre au début.

Une précision honnête d’entrée : ce découpage en cinq jours est notre méthode, pas une recommandation de l’éditeur. Lui propose une liste d’étapes, sans calendrier. Le séquencement, lui, vient de l’expérience — certaines décisions se prennent avant d’autres sous peine de tout reprendre.

Jour 1 : le compte et la sécurité

À la création, on vous demande le nom de l’entreprise, le SIRET, le nombre d’utilisateurs et une adresse e-mail. Si c’est votre cabinet qui vous invite, vous entrez par un lien plutôt que par une souscription.

L’authentification à deux facteurs n’est pas une option : elle est obligatoire et ne peut pas être désactivée. Trois méthodes existent — code par SMS, notification sur l’application mobile, ou clé physique FIDO2 en USB ou NFC. L’e-mail n’est pas accepté. Le chemin : votre profil en haut à droite, puis Sécurité.

Deux conseils qui évitent des appels au support :

• Activez deux méthodes, pas une. Un téléphone perdu avec une seule méthode active, et la récupération passe obligatoirement par le support — ou par un tiers de confiance déjà authentifié, votre expert-comptable par exemple.
• Faites-le quand vous avez cinq minutes devant vous, parce que l’activation déconnecte toutes vos autres sessions.

Jour 2 : connecter la banque

C’est la décision la plus structurante de la semaine, et celle qu’on prend le plus vite. Trois méthodes, trois comportements très différents.

Le compromis est net. L’agrégation vous connecte en deux minutes et vous fera perdre du temps ensuite, en reconnexions et en doublons. L’EBICS est pénible à mettre en place et ne bouge plus jamais — c’est la voie que nous privilégions dès qu’un dossier a du volume, et c’est le cabinet qui la pilote. Comptez le mois de validation bancaire dans votre rétroplanning : c’est incompressible.

Point à anticiper : l’historique récupéré est limité, de l’ordre de trois mois en agrégation. Si votre exercice a commencé avant, prévoyez un import de relevé pour combler. Les formats acceptés sont le CSV, le XLS et l’OFX ; le PDF n’est pas accepté, ce qui surprend tout le monde une fois. Le choix de la banque lui-même n’est pas neutre, et nous l’abordons dans notre comparatif des banques professionnelles.

Jour 3 : la facturation client

C’est le paramétrage le moins réversible de tous, à cause de la numérotation.

La loi impose trois principes : unicité, chronologie, continuité. Une suite de numéros ne doit comporter aucun trou. Dans l’outil, vous définissez un préfixe, qui accepte des variables de date, et un compteur qui s’incrémente seul. Un préfixe du type F-(annee)- produira F-2026-1, F-2026-2, et ainsi de suite.

Le point à comprendre avant d’émettre votre première facture : le compteur ne se réinitialise qu’avant le premier document de l’exercice, et à condition que votre préfixe contienne au minimum la variable d’année. Choisissez donc votre format maintenant. Une fois la facture n° 1 partie, revenir en arrière n’est plus une question de logiciel mais de justification devant l’administration.

Renseignez dans la foulée l’adresse, les coordonnées, l’e-mail, le RIB et la condition de paiement par défaut. Trois mentions s’ajoutent automatiquement au pied de page quelle que soit votre personnalisation : pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement, escompte. Les mentions obligatoires liées à la facturation électronique méritent une vérification à part : le calendrier de la réforme a bougé plusieurs fois, et la référence reste le dossier officiel sur impots.gouv.fr, pas la documentation d’un éditeur.

Jour 4 : les canaux de collecte

L’objectif de cette étape est simple : faire en sorte que plus aucune facture fournisseur n’arrive dans une boîte mail sans finir dans l’outil.

L’adresse e-mail dédiée est le canal le plus efficace. Votre dossier reçoit une adresse de dépôt, que vous communiquez à vos fournisseurs ou que vous mettez en copie de vos e-mails. Elle accepte les PDF et les images, plusieurs pièces jointes par message, et fonctionne en copie cachée.

Deux caractéristiques à connaître : cette adresse n’est pas personnalisable, et elle n’a pas de liste d’expéditeurs autorisés. Toute personne qui la connaît peut y déposer un document. Ce n’est pas un défaut majeur — il faudra de toute façon valider ce qui entre — mais c’est une adresse à ne pas publier sur votre site.

Les connecteurs fournisseurs récupèrent automatiquement vos factures d’opérateurs télécoms, d’énergie ou d’organismes publics. Une limite qui justifie de s’en occuper tôt : seules les nouvelles factures à partir de la date de connexion sont importées. Il n’y a pas de reprise d’historique.

L’application mobile traite le reste : photo d’un ticket, import depuis la galerie, jusqu’à vingt justificatifs par envoi. Elle ne gère que les achats et les notes de frais ; les factures de vente se font sur ordinateur.

Jour 5 : les utilisateurs et les droits

Six rôles existent côté entreprise, et ils se choisissent en fonction de ce que la personne doit voir, pas de son titre.

Le réflexe à prendre : donner le rôle le plus étroit qui permette de travailler. Un assistant qui saisit des factures fournisseurs n’a aucune raison de voir la trésorerie.

Ce que le paramétrage ne permet pas

Deux limites, à connaître avant de promettre quoi que ce soit à quelqu’un dans l’entreprise.

• On ne peut pas restreindre l’accès à un compte bancaire en particulier. Un utilisateur qui voit les transactions les voit toutes. Pour un dirigeant qui a un compte à part, c’est un vrai sujet.
• Il n’existe pas de mode lecture seule côté entreprise. Donner un accès de consultation à un associé ou à un investisseur n’est pas prévu tel quel.

Ces deux points ne sont pas rédhibitoires, mais ils se contournent par l’organisation, pas par un réglage. C’est typiquement ce que nous cadrons au démarrage chez un cabinet certifié Pennylane à Lyon, avant que les habitudes se prennent. Une fois le dossier monté, la routine hebdomadaire commence par le rapprochement bancaire, et c’est là que le paramétrage initial se paie ou se venge.

Pour le cadre général des obligations de facturation et de conservation, les références utiles sont service-public.fr et le BOFiP, et l’accompagnement d’un expert-comptable à Lyon évite de découvrir une contrainte après coup.

Questions fréquentes sur le paramétrage de Pennylane

Combien de temps faut-il pour paramétrer un dossier ?

Quelques heures de travail effectif, réparties sur une à quatre semaines selon la méthode de connexion bancaire retenue. L’agrégation est immédiate ; une connexion EBICS suppose un mandat signé que la banque dispose de trente jours pour valider. C’est ce délai, et lui seul, qui commande votre calendrier.

La double authentification est-elle obligatoire ?

Oui, et elle ne peut pas être désactivée. Trois méthodes sont acceptées : SMS, notification sur l’application mobile, ou clé de sécurité physique. Activez-en deux plutôt qu’une : avec une seule méthode et un téléphone perdu, la récupération passe par le support ou par un tiers de confiance déjà authentifié sur le dossier.

Peut-on importer un relevé bancaire en PDF ?

Non. Les formats acceptés sont le CSV, le XLS et l’OFX, auxquels s’ajoutent les formats bancaires transmis par EBICS. Le PDF n’est pas importable, ce qui pose problème pour reconstituer un historique ancien : demandez à votre banque un export dans l’un des formats acceptés.

Peut-on changer la numérotation des factures en cours d’année ?

Le compteur ne se réinitialise qu’avant l’émission du premier document de l’exercice, et seulement si le préfixe contient la variable d’année. Au-delà, la contrainte n’est plus technique mais légale : la numérotation doit rester unique, chronologique et continue. Choisissez votre format avant la première facture.

Peut-on limiter un utilisateur à un seul compte bancaire ?

Non, ce n’est pas prévu. Un utilisateur qui a accès aux transactions les voit toutes, quel que soit le compte. Si la confidentialité d’un compte est un enjeu, la réponse passe par le choix du rôle attribué, ou par une organisation qui sort ce compte du périmètre.

Que se passe-t-il si je connecte un fournisseur en cours d’année ?

Seules les factures émises à partir de la date de connexion sont récupérées : il n’y a pas de reprise rétroactive. Les factures antérieures devront être déposées manuellement, par e-mail ou depuis l’application mobile. C’est la raison pour laquelle il vaut mieux activer les connecteurs dès le premier mois.