Approbation et dépôt des comptes annuels
Archipel propose à ses clients la rédaction des procès verbaux d’approbation des comptes et le dépôt des comptes auprès du greffe.
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Qu’est-ce que déposer ses comptes au greffe ?
On vous répond !
Qu’est-ce que l’approbation des comptes annuels ?
L’approbation des comptes annuels est une étape essentielle lors de la clôture des comptes de votre entreprise. Elle permet de garantir la transparence de votre activité, tant pour les autres que pour vous-même. Cette procédure ne concerne pas toutes les entreprises, mais lorsqu’elle est obligatoire, elle doit respecter des règles strictes et leur non-respect peut entraîner de lourdes sanctions.
Quel est le coût du dépôt des comptes annuels ?
Cette procédure n’est pas gratuite. Il y a un tarif pour le dépôt des comptes annuels à l’INPI. Le coût de la procédure s’élève à environ 45€ (émoluments du greffe, TVA, frais INPI et frais de publication au BODACC). Si vous déposez des comptes consolidés, il faut compter le double. Enfin, le tarif varie si vous décidez de vous faire accompagner par un professionnel.
Qui doit déposer les comptes annuels ?
Le dépôt des comptes annuels n’est pas une obligation pour tous. En premier lieu, cette étape est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales. Ainsi, l’approbation des comptes de SAS, de SASU, de SARL, d’EURL ou de SA est une nécessité. De plus, le dépôt des comptes annuels d’une association est obligatoire, sous certaines conditions. Cependant, pour les sociétés civiles, le dépôt des comptes annuels n’est pas une formalité obligatoire. Il est important de noter que les entreprises individuelles ne sont pas tenues de déposer leurs comptes annuels.
Quelles sont les étapes pour déposer les comptes annuels ?
Avant de déposer les comptes annuels, il y a cinq étapes obligatoires à suivre :
- Convocation des associés en Assemblée Générale pour l’approbation des comptes dans les six mois suivant la clôture de l’exercice.
- Prise de connaissance des comptes annuels et du rapport de gestion par tous les associés.
- Réunion des associés qui approuvent les comptes annuels.
- Retranscription de la réunion dans un procès-verbal de l’Assemblée d’approbation des comptes.
- Dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce ou en ligne, sur le guichet unique.
Quand faut-il déposer les comptes annuels de votre entreprise ?
Le dépôt des comptes annuels ne peut pas être effectué à n’importe quel moment. Il y a une date limite pour le dépôt des comptes annuels. En effet, deux délais doivent être respectés :
- Six mois à compter de la date de clôture de l’exercice comptable pour approuver les comptes annuels.
- Un mois à compter de la tenue de l’Assemblée Générale d’approbation des comptes pour déposer les comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce (deux mois si les comptes annuels sont déposés en ligne).
Quelles sont les sanctions en cas de non-dépôt des comptes annuels ?
Si le dirigeant ne dépose pas les comptes annuels approuvés auprès du Greffe du Tribunal de Commerce dans le délai imparti, cela constitue un défaut d’approbation des comptes annuels. Ce non-dépôt est sanctionné. D’abord, le dirigeant peut être contraint de déposer ses comptes. Il peut également faire l’objet d’une amende allant jusqu’à 1.500€. Ensuite, tout intéressé, y compris le Ministère Public, peut demander au président du Tribunal de commerce d’ordonner le dépôt forcé des comptes de la société. Enfin, sa responsabilité civile peut être engagée par tout intéressé, dès lors qu’un préjudice a été engendré en raison de l’absence de dépôt des comptes. En pratique, dans la plupart des cas, lorsque vous êtes de bonne foi, et que vous avez simplement dépassé les délais impartis, vous êtes simplement enjoint de déposer rapidement les comptes auprès du greffe pour régulariser votre situation.
Quel est le délai pour l’approbation des comptes annuels ?
Le délai pour l’approbation des comptes annuels est de six mois à compter de la date de clôture de l’exercice comptable. C’est durant cette période que les comptes annuels doivent être approuvés. Ensuite, vous avez un mois à compter de la tenue de l’Assemblée générale d’approbation des comptes pour déposer les comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce. Il est important de respecter ces délais pour éviter toute sanction.
L’approbation des comptes ?
Qu'est-ce que les comptes annuels ?
Chaque entreprise commerciale est tenue de réaliser une comptabilité. À la fin de l’exercice social de votre entreprise, vous devez préparer les comptes annuels suivants :
- Le bilan comptable, qui donne un aperçu de l’état du patrimoine de votre entreprise.
- Le compte de résultat, qui permet de déterminer si votre entreprise est en excédent ou en déficit et donc de savoir si votre activité est rentable.
- Les annexes fournissent les informations nécessaires pour comprendre les documents comptables précédents.
Ces documents comptables permettent de suivre l’activité de l’entreprise sur une période donnée, appelée “exercice social” ou “exercice comptable”, qui dure généralement un an. Ces comptes doivent être établis chaque année, c’est pourquoi on parle couramment de dépôt des comptes annuels.
Quelles sont les formalités pour l’approbation des comptes ?
Dans les six mois suivant la clôture de l’exercice, le dirigeant d’une société doit convoquer l’Assemblée Générale des associés pour approuver les comptes annuels. Cela implique :
- La convocation des associés et leur prise de connaissance des comptes annuels et du rapport de gestion.
- L’Assemblée Générale d’approbation des comptes annuels (approbation, prévision de l’affectation du résultat, fixation de la rémunération de la direction, etc.).
Les décisions prises sont ensuite consignées dans un procès-verbal d’Assemblée Générale (PV d’AG).
Une fois les comptes approuvés, vous devez déposer les comptes annuels en ligne. Ils seront ensuite transmis au Greffe du Tribunal de Commerce dont votre entreprise dépend. Une fois le dépôt validé par le greffe, l’information est transmise au Registre National des Entreprises (RNE).
Quel est le délai pour déposer les comptes sociaux ?
Le dépôt des comptes annuels a une date limite. À compter de la date de clôture de l’exercice comptable, vous avez six mois pour approuver les comptes annuels.
Ensuite, les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant l’approbation des comptes en Assemblée Générale ou par l’associé unique.
Si le dépôt des comptes annuels est effectué en ligne, le délai est prolongé d’un mois. Vous disposez donc de deux mois pour effectuer vos formalités de dépôt, seul sur le guichet unique ou en faisant appel à un professionnel.
Comment déposer ses comptes en ligne ?
Comment déposer ses comptes en ligne ? Une fois l’exercice clos, vous avez six mois pour approuver les comptes annuels de votre société en Assemblée Générale.
Si les comptes annuels sont déposés en ligne, vous bénéficiez d’un délai de dépôt de deux mois après leur approbation en assemblée générale ou par l’associé unique. Votre date limite dépend donc de votre choix de clôture d’exercice social.
Comment procéder au dépôt des comptes d’une SARL ?
Pour procéder à l’approbation des comptes annuels de SARL, vous avez au maximum sept mois pour déposer les comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce à partir de la date de clôture des comptes prévue dans vos statuts. Vous bénéficiez d’un mois supplémentaire si vous effectuez le dépôt en ligne.
Pendant les six premiers mois, vous devez :
- Établir les comptes annuels de la SARL (bilan, compte de résultat, annexes).
- Présenter le rapport de gestion rédigé par le ou les (co)-gérant(s) aux associés.
- Approuver les comptes de la société lors de l’Assemblée Générale des associés de la SARL.
Une fois les comptes approuvés, vous avez un mois pour les déposer au greffe ou deux mois pour les déposer en ligne, sur le guichet unique. Si vous avez laissé ce délai s’écouler, sachez que vous pouvez demander au Président du Tribunal une prorogation, vous permettant de régulariser votre situation.
Faut-il approuver et déposer les comptes d’une SCI ?
La tenue d’une comptabilité n’est pas obligatoire pour les SCI. Mais en pratique, elles ont tout intérêt à tenir une comptabilité. En effet, le Gérant de SCI doit rendre compte de sa gestion aux associés au moins une fois par an. De plus, si la SCI a des activités économiques, la SCI sera alors obligée de tenir une comptabilité comme dans une société commerciale (bilan, compte de résultat et annexes) et les associés devront approuver les comptes lors de l’Assemblée Générale annuelle.
Une fois les comptes approuvés, le dépôt des comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce est simplement facultatif, mais fortement recommandé.
Le dépôt des comptes annuels : est-ce obligatoire ?
Tout dépend de votre structure juridique.
Toutes les sociétés commerciales sont tenues de faire approuver leurs comptes annuels : SASU, SAS, EURL, SARL, SA, etc. Le dépôt des comptes annuels n’est pas obligatoire pour les sociétés civiles (SCI notamment). En ce qui concerne les entreprises individuelles, les entrepreneurs ne sont pas concernés par cette obligation. Enfin, le dépôt des comptes annuels d’une association est obligatoire lorsque certaines conditions sont remplies.
Approbation des comptes annuels : à quoi ça sert ?
L’objectif de cette obligation est de garantir la transparence économique. Une fois que vous avez procédé au dépôt des comptes annuels, une publication au BODACC informe que les comptes ont été déposés.
Les comptes annuels sont alors disponibles sur infogreffe.fr, sauf si une déclaration de confidentialité des comptes annuels a été déposée conjointement aux comptes.
Pour en savoir plus sur le dépôt des comptes annuels, découvrez notre guide gratuit sur l’approbation des comptes.
Quels documents pour le dépôt des comptes annuels ?
Le dépôt des comptes se fait au Greffe du Tribunal de Commerce. Il faut obligatoirement fournir :
- Les comptes sociaux annuels établis par le comptable de la société (bilan comptable, compte de résultat ou déclaration fiscale de résultat et annexes comptables).
- Le rapport de gestion (s’il y en a un).
- Le procès-verbal de l’Assemblée Générale qui a approuvé les comptes et éventuellement la déclaration de confidentialité si l’entreprise a le droit de ne pas publier ses comptes.
- Le rapport du commissaire aux comptes (CAC) le cas échéant.