Migrer un dossier vers Pennylane : la méthode complète

Reprendre un dossier sur un nouvel outil, ce n’est pas importer un fichier. C’est prendre trois ou quatre décisions qui ne se rattrapent qu’au prix d’un retraitement complet, puis contrôler que la balance reprise correspond à la balance d’origine. Voici l’ordre qui marche, et les points où ça coince.

Les formats acceptés, et ce qu’ils exigent

Trois portes d’entrée, chacune avec son parcours et ses contraintes.

Le XML n’est pas accepté, et la balance seule n’est pas un format de reprise : elle sert au contrôle.

Sur le fichier des écritures, les exigences sont celles de l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales : toutes les colonnes obligatoires, aucune colonne surnuméraire, pas de ligne vide, et un fichier équilibré.

Un détail qui fait perdre une demi-journée : la colonne de validation doit rester vide. Elle est exigée en sortie pour un fichier destiné à l’administration, pas en entrée pour un fichier importé. Si elle est renseignée, l’import passe, mais les transactions bancaires ne sont pas générées — et vous découvrez le problème au moment du rapprochement.

Les trois décisions à prendre avant d’importer

Réponse courte : le régime de TVA, la centralisation bancaire, et le lettrage de la TVA déjà déclarée. Les trois se prennent avant, et se paient après.

Le régime de TVA

Sur les débits ou sur les encaissements : le choix est fait au moment de l’import et il structure toute la mécanique déclarative derrière. La documentation de l’éditeur est explicite sur le fait que le modifier ensuite suppose un retraitement complet. Pour un dossier de prestataire lyonnais qui facture à l’encaissement, une erreur ici, c’est l’exercice à reprendre.

La centralisation bancaire

Si le logiciel d’origine centralise les écritures de banque, celles-ci ne peuvent pas devenir des transactions exploitables. L’outil les bascule alors sur un compte d’attente, avec une écriture par jour et par banque — autrement dit, un dossier illisible et un rapprochement impossible. Désactivez la centralisation dans le logiciel source avant de générer l’export. C’est deux minutes avant, c’est une reprise entière après.

Le lettrage de la TVA déclarée

Avant de migrer, lettrez la TVA déjà déclarée de l’exercice en cours. Les comptes d’attente de l’outil ne se substituent pas à ce travail, et une TVA non lettrée à la bascule produit des écarts de cadrage qu’on passe ensuite des heures à justifier. Le principe est le même que pour le lettrage des comptes de tiers : ce qui n’est pas soldé avant une bascule ne se soldera pas tout seul après.

Ce que l’import transforme, et ce qu’il ne transforme pas

L’outil ne se contente pas de déverser des écritures : il tente de les reconnaître comme des factures et des transactions. Environ trois quarts des écritures du fichier partent dans les journaux d’achats et de ventes, le reste en opérations diverses.

Pour qu’une écriture devienne une transaction bancaire exploitable, trois conditions cumulatives :

• au maximum une ligne de compte bancaire ;
• au maximum une ligne de compte fournisseur ou client ;
• une écriture équilibrée.

Les écritures d’à-nouveaux ne produisent jamais de transaction, et c’est normal. Une écriture de banque multi-lignes non plus : elle restera une écriture, pas une transaction rapprochable.

Sur le plan comptable, deux règles. Les numéros des comptes bancaires ne sont pas conservés : ils sont réattribués selon la nomenclature interne de l’outil, sans choix ni modification possible. Et les comptes de TVA sont standardisés, parce qu’ils pilotent le module de déclaration et le cadrage : en créer des personnalisés n’a pas de sens ici, quand c’est même possible.

Les comptes de tiers, eux, gardent leurs numéros et leurs libellés auxiliaires, y compris alphanumériques, à condition d’être préfixés en 401 et 411. Une option permet de retirer un préfixe d’origine pendant le mapping.

Ce qui ne se reprend pas par le fichier des écritures

Le format normé transporte des écritures. Rien d’autre.

Les justificatifs se rattachent par une archive compressée, dans la limite de 20 Go. Le rattachement automatique ne fonctionne que si le nom de chaque fichier est strictement identique à la référence de pièce portée dans les écritures — et sans l’extension dans cette référence. Un dossier bien nommé se reprend en une opération ; un dossier mal nommé se reprend à la main.

Les immobilisations demandent une vigilance particulière. Les écritures de classe 2 contenues dans le fichier ne se déversent pas dans le module : il faut un import dédié, par tableur. Deux points concrets : le compte d’amortissement est déduit automatiquement du compte d’immobilisation en insérant un 8 en deuxième position, ce qui peut imposer des opérations diverses de mise en cohérence ; et il faut ajouter une colonne d’exercice de reprise, absente de la trame proposée, sans laquelle les dotations sont fausses.

Les emprunts ont eux aussi leur import, avec quatre colonnes minimales : désignation, capital emprunté, nombre d’échéances, date du premier paiement. Avertissement documenté et sérieux : clôturez les exercices antérieurs avant d’importer, faute de quoi les écritures d’échéance sont générées rétroactivement sur ces exercices.

Les à-nouveaux : la seule vraie source de doublons

Le mécanisme est simple. La balance d’ouverture d’un exercice est générée à partir des soldes de clôture du précédent, à la clôture. Tant que l’exercice antérieur n’est pas clôturé, aucun à-nouveau n’existe.

La règle tient en deux lignes :

• le fichier importé contient déjà un journal d’à-nouveaux → décochez la génération automatique avant de clôturer ;
• le fichier n’en contient pas → laissez la case cochée.

Si le doublon est déjà là, il se corrige : rouvrir l’exercice annule les à-nouveaux générés à la clôture, et on reclôture case décochée. Même logique pour une reprise sur deux exercices depuis un format propriétaire : ne générez pas les à-nouveaux de l’exercice le plus ancien, ils seront apportés par le fichier du suivant.

Deux limites à connaître : il n’existe pas d’à-nouveaux provisoires, et leur génération ne déclenche aucune extourne automatique au premier jour de l’exercice suivant. Ce sont deux réflexes à désapprendre si vous venez d’un outil qui les propose.

Le cas du dossier déjà actif côté gestion

Situation fréquente : le client utilise déjà l’outil pour sa facturation et ses achats, et vous arrivez avec le fichier des écritures de l’exercice. Importer tel quel produirait un doublon sur la quasi-totalité des écritures.

Un écran de gestion des conflits permet de supprimer les écritures existantes sur une plage de dates et une sélection de journaux, avant d’importer. Deux options y méritent attention : inclure les comptes de tiers, faute de quoi des soldes résiduels subsistent, et conserver les écritures créées après la période de suppression, ce qui protège les pièces antidatées.

Conséquence à expliquer au client avant de le faire : les pièces concernées deviennent désynchronisées. Elles restent visibles dans son interface de gestion, mais n’ont plus d’écriture en face. Un filtre dédié permet de les retrouver. Et par prudence élémentaire, exportez un fichier des écritures avant toute suppression : c’est votre archive de l’état antérieur.

L’ordre des opérations, et les délais

L’ordre recommandé est stable, et il vaut la peine d’être suivi à la lettre :

• créer le dossier et compléter le dossier permanent ;
• importer le fichier et finaliser le mapping du plan comptable ;
• clôturer les exercices antérieurs et générer les à-nouveaux ;
• importer immobilisations et emprunts ;
• joindre l’archive des justificatifs ;
• contrôler la balance reprise contre la balance d’origine, poste par poste ;
• ouvrir les accès au client.

Sur les délais, l’éditeur ne communique aucune durée de migration. Il indique en revanche qu’un import volumineux peut rester en cours jusqu’à 48 heures avant qu’il faille alerter le support, et qu’après un échec il vaut mieux attendre trente minutes avant de retenter. Le vrai temps, c’est le contrôle : sur un dossier propre, une journée ; sur un dossier repris d’un confrère avec des comptes d’attente qui traînent, davantage — et c’est précisément ce que nous regardons dans un audit de la situation reprise.

Dernier point, purement pratique : l’éditeur propose de réaliser les imports pour le compte du cabinet, prestation payante, et cet import écrase les données déjà présentes sur le dossier. À ne pas lancer sur un dossier déjà alimenté sans y avoir réfléchi.

Deux réserves de méthode, parce qu’elles nous ont servi. Le chemin de menu de l’import et la nomenclature exacte des comptes bancaires réattribués diffèrent selon les pages de la documentation officielle. Ce sont des détails, mais ils suffisent à faire perdre du temps à un collaborateur qui suit une procédure à la lettre : vérifiez-les sur votre environnement avant de les écrire dans votre mode opératoire interne. Pour le cadre général de conservation et de restitution des données comptables, la référence reste le BOFiP et, côté déontologie de la reprise entre confrères, le Conseil national de l’Ordre.

Et si vous cherchez un expert-comptable à Lyon capable de reprendre un dossier sans en perdre la moitié en route, c’est exactement ce que nous faisons chez Archipel, cabinet certifié Pennylane à Lyon.

Questions fréquentes sur la migration d’un dossier

Quels formats sont acceptés pour reprendre une comptabilité ?

Le fichier des écritures comptables au format .txt, avec un parcours d’import dédié. Deux formats propriétaires disposent de leur propre parcours : le .TRA d’un éditeur historique, à condition qu’il soit généré en export « dossier complet », et le .mdb d’un autre, à condition que l’exercice soit clôturé avant génération. Le XML n’est pas accepté.

Peut-on importer une balance ou un plan comptable seul ?

Ce n’est pas documenté comme format de reprise autonome. La balance sert au contrôle du dossier repris, ou, dans un cas particulier, à neutraliser des écritures en réimportant une balance inversée. La reprise elle-même passe par le fichier des écritures ou par un format propriétaire.

Les numéros de comptes sont-ils conservés à l’import ?

Pas ceux des comptes bancaires : ils sont réattribués automatiquement selon la nomenclature de l’outil, sans possibilité de choisir ni de modifier. Les comptes de tiers conservent leurs numéros et leurs libellés auxiliaires, y compris alphanumériques, à condition d’être préfixés en 401 pour les fournisseurs et en 411 pour les clients.

Comment éviter les doublons d’à-nouveaux ?

En regardant si le fichier importé contient déjà un journal d’à-nouveaux. Si oui, décochez la génération automatique avant de clôturer l’exercice, sinon un second jeu sera créé. Si un doublon est déjà en place, rouvrir l’exercice annule les à-nouveaux générés à la clôture, et vous reclôturez case décochée.

Les immobilisations sont-elles reprises automatiquement ?

Non. Les écritures de classe 2 contenues dans le fichier ne se déversent pas dans le module des immobilisations : il faut un import dédié, par tableur ou par un format propriétaire. Ajoutez une colonne d’exercice de reprise, absente de la trame proposée, sans laquelle les dotations sont mal calculées.

Combien de temps prend la migration d’un dossier ?

La documentation officielle ne communique aucune durée. Elle indique en revanche qu’un import volumineux peut rester en cours jusqu’à 48 heures avant qu’il faille s’en inquiéter, et qu’après un échec il vaut mieux attendre trente minutes avant de retenter. Le travail de contrôle, lui, dépend de l’état du dossier d’origine.