Quels délais de conservation pour quels documents d’entreprise ?
Introduction
Chaque entreprise, qu’elle soit TPE, PME ou SASU, doit respecter des délais de conservation pour ses documents. Factures, bulletins de paie, contrats, relevés bancaires… Combien de temps les garder ?
Ces obligations sont fixées par le Code du commerce, le Code du travail, le Code civil et la réglementation fiscale. Ne pas les respecter peut entraîner des sanctions, des litiges et des pénalités.
Dans cet article, nous répondons aux questions clés :
Quels documents doivent être conservés ?
Quelle est la durée légale de conservation ?
Quelles sont les obligations légales ?
Comment archiver efficacement ?
Quels documents doivent être conservés ?
Quelle est la durée légale de conservation ?
Quelles sont les obligations légales ?
Comment archiver efficacement ?
Objectif : vous aider à assurer la conformité légale, gagner du temps et sécuriser vos données.
Tableau récapitulatif des délais de conservation
(Sources : Reisswolf, Service Public)
| Nature du document | Type | Durée légale de conservation |
|---|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | Document commercial | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Livres et registres comptables | Document comptable | 10 ans |
| Pièces justificatives comptables | Document comptable | 10 ans |
| Déclarations fiscales (TVA, IS) | Document fiscal | 6 ans |
| Bulletins de paie | Document social | 5 ans |
| Registre du personnel | Document social | 5 ans |
| Contrats commerciaux | Document civil/commercial | 5 ans après expiration |
| Documents bancaires (relevés) | Document financier | 10 ans |
À retenir : la durée minimale varie en fonction du type de document et des règles fixées par la législation.
Quels documents doivent être conservés par l’entreprise ?
Les documents à conserver couvrent plusieurs catégories :
- Documents civils et commerciaux : contrats, bons de commande, correspondance commerciale, dépôt de brevet
- Documents fiscaux : déclarations TVA, IS, justificatifs de taxe
- Documents sociaux : bulletins de paie, registre du personnel, rapports d’accident du travail
- Documents comptables : livres-journal, grand livre, inventaire, bilan et compte de résultat
Chaque type de document a une nature juridique et une valeur probante en cas de contrôle fiscal ou inspection du travail.
Astuce : dès la création d’entreprise, mettez en place une gestion documentaire claire pour éviter les pertes.
Quelle est la durée de conservation des documents ?
La durée légale de conservation dépend de la nature du document :
- Comptables : 10 ans
- Fiscaux : 6 ans
- Sociaux : 5 ans
Ces délais varient en fonction des obligations légales et du cycle de vie des documents.
Pour une gestion des archives efficace, pensez à l’archivage numérique dès la création.
Comment gérer la conservation des documents ?
La gestion des archives peut être physique (papier) ou numérique (archivage électronique).
Aujourd’hui, la gestion électronique des documents est la solution la plus efficace :
✔ Numérisation des documents
✔ Stockage sécurisé
✔ Sauvegarde régulière
✔ Méthode d’archivage conforme à la législation
Aujourd’hui, la gestion électronique des documents est la solution la plus efficace :
✔ Numérisation des documents
✔ Stockage sécurisé
✔ Sauvegarde régulière
✔ Méthode d’archivage conforme à la législation
Lors de l’accompagnement à la création d’entreprise , nous conseillons de mettre en place un système d’archivage dès le départ pour éviter les pertes et simplifier la comptabilité.
Quelles sont les obligations légales de conservation ?
- Code du commerce : impose la conservation des documents comptables pendant 10 ans
- Code du travail : bulletins de paie et registre du personnel pendant 5 ans
- Réglementation fiscale : documents fiscaux pendant 6 ans
Ces règles garantissent la valeur juridique, la conformité légale et la valeur probante des documents.
Découvrez notre service commissaire aux comptes dans le Rhône pour sécuriser vos obligations légales.
Les 3 documents comptables obligatoires à conserver
- Livre-journal
- Grand livre
- Livre d’inventaire
Ces documents doivent être conservés 10 ans, même en cas de cessation d’activité.
Pour automatiser la gestion documentaire, consultez notre service dédié à la gestion des fiches de paies sur Lyon.
Quels sont les risques si vous ne respectez pas les délais ?
- Sanctions financières
- Pénalités fiscales
- Litiges commerciaux
- Responsabilité juridique
Un exemple concret : un entrepreneur lyonnais a dû reconstituer 3 ans de comptabilité après un contrôle fiscal, faute d’archivage numérique. Résultat : perte de temps et coût supplémentaire.
FAQ
Quels sont les principaux documents que l’entreprise doit conserver ?
Les factures, pièces comptables, bulletins de paie, contrats commerciaux, relevés bancaires. Chaque document original doit être archivé dans un format papier ou électronique.
Les factures, pièces comptables, bulletins de paie, contrats commerciaux, relevés bancaires. Chaque document original doit être archivé dans un format papier ou électronique.
Quelle est la durée de conservation des archives ?
Elle varie selon la nature du document : 5 ans pour les documents sociaux, 6 ans pour les documents fiscaux, 10 ans pour les documents comptables. Compter à partir de la date de clôture ou de la dernière opération.
Elle varie selon la nature du document : 5 ans pour les documents sociaux, 6 ans pour les documents fiscaux, 10 ans pour les documents comptables. Compter à partir de la date de clôture ou de la dernière opération.
Comment assurer la conformité légale ?
En respectant le Code du commerce, le Code du travail et le Code civil. Utiliser des solutions d’archivage numérique sécurisées avec signature électronique pour garantir la valeur probante.
En respectant le Code du commerce, le Code du travail et le Code civil. Utiliser des solutions d’archivage numérique sécurisées avec signature électronique pour garantir la valeur probante.
Puis-je conserver mes documents indéfiniment ?
Non, la durée est réglementée. Au-delà, vous pouvez les détruire selon une procédure sécurisée.
Non, la durée est réglementée. Au-delà, vous pouvez les détruire selon une procédure sécurisée.
Quels sont les risques si je ne conserve pas mes documents ?
Sanctions, difficultés en cas de contrôle fiscal, perte de preuve en cas de litige commercial ou accident du travail.
Sanctions, difficultés en cas de contrôle fiscal, perte de preuve en cas de litige commercial ou accident du travail.
Comment archiver efficacement ?
Mettre en place une méthode d’archivage numérique, avec sauvegarde régulière, accès sécurisé et gestion documentaire conforme à la législation.
Mettre en place une méthode d’archivage numérique, avec sauvegarde régulière, accès sécurisé et gestion documentaire conforme à la législation.
Quels éléments spécifiques contiennent les documents ?
Ils peuvent inclure des données personnelles, des informations fiscales, des statuts, des rapports verbaux, des fiches de paie, des tableaux financiers, des bons de commande, des titres de propriété intellectuelle.
Ils peuvent inclure des données personnelles, des informations fiscales, des statuts, des rapports verbaux, des fiches de paie, des tableaux financiers, des bons de commande, des titres de propriété intellectuelle.
Quels outils utiliser pour archiver ?
Des solutions professionnelles conformes à la réglementation, permettant la numérisation, le stockage sécurisé, la destruction en fin de période, et l’accès indéfiniment aux archives via un système électronique.
Des solutions professionnelles conformes à la réglementation, permettant la numérisation, le stockage sécurisé, la destruction en fin de période, et l’accès indéfiniment aux archives via un système électronique.
Conclusion
Respecter les délais de conservation des documents d’entreprise est essentiel pour la conformité légale et la sécurité financière.
Besoin d’aide pour organiser vos archives et automatiser la comptabilité ?
Prenez rendez-vous avec Archipel Lyon cabinet d’experts-comptables à Lyon.
Besoin d’aide pour organiser vos archives et automatiser la comptabilité ?
Prenez rendez-vous avec Archipel Lyon cabinet d’experts-comptables à Lyon.