Comptabiliser ses frais de coworking à Lyon en freelance

L’usage du coworking à Lyon explose chez les freelances, indépendants et petites structures. Ce nouveau mode de travail s’inscrit dans une économie collaborative où l’espace de travail partagé devient une formule clé en main : flexibilité et autonomie, coût réduit, environnement inspirant.

Mais au-delà du lieu de travail, un sujet plus technique se pose : comment comptabiliser correctement ces frais ? Entre déductibilité, TVA, notes de frais ou justificatifs, l’impact du coworking sur votre organisation du travail et votre stratégie comptable n’est pas à négliger.

Dans cet article, on vous guide pour comprendre le fonctionnement du coworking, les bonnes pratiques comptables, et les erreurs à éviter selon votre statut. Que vous soyez travailleur nomade, entrepreneur installé à Lyon Part-Dieu, ou consultant en open space à Confluence, suivez le guide.

En comptabilité, un bureau dans un espace de coworking est assimilé à un loyer professionnel temporaire, souvent enregistré comme charge de fonctionnement.

Pour les freelances au BNC réel ou en société, la location d’un bureau fixe est imputée au compte 6135 « locations mobilières », voire 6068 si le coworking inclut d’autres services comme le mobilier, l’accueil ou les salles de réunion.

Cette charge professionnelle réduit le résultat fiscal :

• Elle diminue le bénéfice imposable.

• Elle réduit les cotisations sociales et l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés.

Mais attention : encore faut-il comptabiliser correctement chaque dépense, avec justificatifs valides. En l’absence de factures conformes, l’administration peut réintégrer fiscalement la charge.

Pour qu’un espace de coworking soit déductible, trois conditions doivent être réunies :

• La dépense doit être liée à l’activité professionnelle (pas à un usage personnel ou isolé).

• Il faut une facture nominative, au nom du travailleur indépendant ou de sa société.

• Le prix doit rester cohérent avec le chiffre d’affaires et le temps passé dans les locaux.

Exemple : un coworker développeur web à Lyon utilisant un bureau deux jours par semaine dans un tiers lieu comme H7 ou Wojo peut déduire ses frais, s’ils sont justifiés. En revanche, un abonnement illimité pour un consultant travaillant principalement à domicile pourrait être remis en question.

Le fonctionnement comptable d’un lieu de coworking varie selon le statut juridique :

• Micro-entrepreneur : pas de déduction possible, le régime forfaitaire s’applique.

• BNC réel ou société (SASU, EURL, SARL) : enregistrement en charges externes avec justificatif à l’appui.

• Note de frais possible si le travailleur est assimilé salarié.

Outil recommandé : via Pennylane, vous pouvez catégoriser automatiquement les factures de coworking dans vos écritures comptables, avec un archivage des documents. Cela facilite la gestion de vos frais professionnels.

Pour qu’un bureau partagé soit accepté en comptabilité, la facture doit contenir :

• Le nom du client ou de la société.

• Le détail des services utilisés : salle de réunion, impression, zones de détente…

• La période concernée, le montant TTC/HT, la TVA, et l’adresse du lieu de travail.

Attention : un simple reçu de carte bancaire ne suffit pas. Des acteurs comme Mama Works, Now Connected ou Morning Coworking proposent des factures conformes. Pensez à les lier à vos paiements dans votre outil de gestion.

Si vous êtes soumis à la TVA (ex : SASU, EURL, BNC réel), vous pouvez en général récupérer la TVA sur vos frais de coworking si :

• La facture mentionne bien la TVA.

• L’activité est taxable.

• L’espace est utilisé dans un cadre professionnel.

Les auto-entrepreneurs ne peuvent pas récupérer la TVA, même si elle apparaît sur la facture.

Exemple : une consultante en marketing à Lyon, en SASU et assujettie à TVA, peut récupérer celle appliquée sur son espace Wojo si les documents sont conformes.

Les assimilés salariés (présidents de SASU, gérants minoritaires) peuvent opter pour les notes de frais. Avantages :

• Pas besoin de passer un contrat au nom de la société.

• Remboursement des dépenses via note de frais.

Conditions à respecter :

• Note signée.

• Justificatif conforme.

• Cohérence dans l’usage (ex. : usage ponctuel ≠ abonnement annuel).

Astuce : avec l’appli Pennylane, scannez vos notes de frais coworking, associez-les au paiement, et transmettez-les à votre expert-comptable à Lyon.

Vous savez qu’Archipel Lyon est expert-comptable avec Pennylane à Lyon ?

Un expert-comptable à Lyon, spécialisé en coworking et travailleurs indépendants, vous aide à :

• Optimiser fiscalement vos dépenses de location d’espaces de travail.

• Choisir le statut le plus adapté selon votre projet et vos charges.

• Intégrer des outils digitaux (comme Pennylane, Dext) à votre organisation.

Chez Archipel Lyon, cabinet basé en centre-ville, nous accompagnons de nombreux freelances à Part-Dieu, République ou Confluence, dans des espaces de travail partagés, avec un suivi personnalisé et connecté.

1. Qu’est-ce que le coworking et comment fonctionne-t-il aujourd’hui ?
Le coworking est un nouveau mode de travail qui consiste à travailler dans un espace partagé, aux côtés d’autres professionnels issus de métiers variés. Ce concept, basé sur l’échange, la collaboration et la flexibilité, s’impose comme une alternative moderne au bureau classique.
Les espaces de coworking sont conçus pour s’adapter aux besoins de chacun : poste nomade ou bureau fixe, espace privé ou open space, ambiance collaborative ou espace personnel. C’est une solution ouverte à tous les profils : indépendant, salarié en télétravail, entrepreneur ou salarié d’une entreprise.
Basé sur des valeurs d’innovation, de qualité de vie et d’économie sociale, le coworking dans le monde a connu une forte croissance depuis le new normal, redéfinissant la vie professionnelle dans des lieux comme Paris, Bordeaux, New York, ou San Francisco.

2. Quels sont les principaux avantages du coworking pour les travailleurs et les entreprises ?
Les avantages sont nombreux : une offre clé en main, des lieux stimulants, un environnement adapté aux nouveaux métiers, une technologie moderne, et des services sur mesure (comme la domiciliation, l’accompagnement, ou la mise à disposition de salles de réunion).
Les utilisateurs bénéficient aussi d’une liberté de durée (à l’année, au mois, ou à la journée), de tarifs variés, d’un cadre de travail flexible et agréable, et d’un réseau professionnel enrichissant. On peut ainsi travailler de manièreefficace, dans un endroit qui combine proximité, mobilier ergonomique, et qualité.
Pour beaucoup, le coworking relève de la construction d’un projet, du développement de leur activité, ou d’un moyen de voir autrement le marché du travail.

3. Quels sont les inconvénients du coworking à connaître avant de se lancer ?
Comme toute solution, le coworking présente aussi des inconvénients : un risque de confidentialité, un isolementpossible si l’on ne s’intègre pas au groupe, des niveaux de bruit variables, ou une offre pas toujours adaptée à certains métiers très confidentiels.
Certains espaces peuvent varier considérablement en qualité, en prix, ou en services, notamment entre ceux situés en Île-de-France, en milieu rural, ou dans des communes moins bien desservies. Il faut aussi vérifier la présentation en ligne, le type de réseau, le respect du code de commerce, et les conditions d’accès à des services privés.
Une étude préalable est donc nécessaire pour trouver un cadre adapté, surtout si vous recherchez un espace de travail personnel ou si vous souhaitez être accompagné dans un projet de création d’entreprise.

4. Comment réserver un espace de coworking adapté à son métier et à son budget ?
Il est aujourd’hui très facile de réserver en ligne son bureau dans un espace de coworking via un site internet ou un annuaire d’espaces de coworking. Ces plateformes présentent les différents types d’espaces disponibles : open space, bureau classique, salle de réunion, ou tiers lieux.
Vous pouvez affiner votre choix selon le métier, la localisation, le tarif, les services inclus, la durée souhaitée, ou la présentation de l’endroit. Certains lieux, comme ceux proposés par France Travail, Delphine Déchaux ou des groupes comme Wojo ou Morning Coworking, permettent de comparer facilement les offres disponibles.
Réserver un poste de travail peut se faire à la semaine, au mois, ou à l’année, en toute simplicité. Vous pouvez même opter pour des solutions hybrides, entre travail à domicile et présence en espace partagé.

5. À qui s’adresse le coworking et dans quels endroits le trouve-t-on ?
Le coworking s’adresse à un nombre croissant de travailleurs : freelances, consultants, PME, indépendants, professions libérales, ou télétravailleurs. Il est aussi de plus en plus utilisé dans le cadre de la création d’entreprise, du développement de projet, ou comme solution transitoire entre deux postes.
On en trouve partout : dans les grandes villes (Paris, Bordeaux, New York, San Francisco), dans les communes rurales, ou même à proximité de son domicile dans des communes maisons. De plus en plus de nouveaux lieuxémergent chaque année, avec une grande variété de concepts.
Les espaces peuvent être classiques, alternatifs, ouverts au public, ou réservés à des groupes privés. La semaine des métiers, les réseaux d’accompagnement, et les opérateurs privés ou publics participent à cette évolution du monde du travail.