Accueillir un stagiaire en entreprise est une pratique encadrée par le code du travail, notamment lorsqu’elle s’inscrit dans une formation en milieu professionnel. Dès lors que la durée du stage dépasse deux mois consécutifs, la gratification de stage devient obligatoire.

Mais comment respecter les obligations légales, tout en maîtrisant le montant de la gratification, ses modalités de versement et les cotisations sociales associées ? Ce guide complet vous apporte une méthodologie claire pour gérer vos stagiaires en conformité avec la réglementation en vigueur au 1er janvier 2024.

La gratification de stage

est une indemnité de stage versée à tout stagiaire en entreprise dont la durée du stage dépasse 44 jours de présence effective du stagiaire, soit environ deux mois consécutifs. Elle est définie par la convention collective applicable ou, à défaut, par la loi.

Elle ne constitue pas une rémunération de stage au sens strict (elle ne crée pas un contrat de travail), mais elle donne droit à une protection sociale spécifique. Elle est versée mensuellement et doit figurer dans la convention de stage.

Les avantages en nature (accès au restaurant d’entreprise, frais de transport, etc.) peuvent compléter la gratification versée, sans s’y substituer.

Le calcul de la gratification repose sur le plafond horaire de sécurité sociale. En 2024, celui-ci est fixé à 13,03 €. Le taux horaire légal minimal correspond à 15 % de ce plafond, soit 1,95 €.

Pour un stage à temps plein (35 heures hebdomadaires), la gratification minimale mensuelle est donc :

1,95 € x 35 heures x 4,33 semaines = 293,40 €

Ce calcul prend en compte les heures de présence du stagiaire, exprimées en heures réellement effectuées. Toute absence non justifiée ne doit pas être incluse.

Exemple : pour une durée du stage de 3 mois, la somme mensuelle versée sera :
293,40 € x 3 = 880,20 €

Pour garantir la conformité, utilisez un simulateur dédié au calcul de la gratification, prenant en compte les jours ouvrés, les congés, et les cas d’absence.

Le régime applicable à la gratification de stage distingue deux cas :

• Gratification inférieure ou égale à 15 % du plafond horaire de sécurité sociale :

  • Gratification exonérée

  • Pas de charges sociales

  • Non imposable sur le revenu

• Gratification supérieure à ce plafond :

  • Application des charges sociales

  • Déclaration aux organismes sociaux

  • Possible réintégration dans le compte fiscal de l’étudiant

La gratification minimale est donc un seuil stratégique : elle permet de limiter les coûts tout en respectant la législation en vigueur.

L’employeur doit :

• Établir une convention de stage conforme

• Prévoir le montant minimum dans la convention

• Verser une gratification dès le 1er jour du 2e mois consécutif

• Respecter le versement mensuel à la fin de mois

• Garantir une protection sociale minimale (accident, maladie)

• Faciliter la prise en charge des frais de transport

• Mettre en place un accompagnement pédagogique

Des accords professionnels peuvent prévoir des modalités spécifiques, notamment dans le service public, les établissements d’enseignement ou selon la branche professionnelle concernée.

La gratification de stage est-elle obligatoire ?
Oui, dès que la durée du stage dépasse 44 jours de présence effective. En deçà, elle est facultative mais encouragée.

Doit-on compter les absences ?
Non. Seules les heures réellement effectuées sont prises en compte pour le calcul de la gratification. Les absences injustifiées ou les congés non autorisés ne sont pas rémunérés.

Un stagiaire peut-il bénéficier de congés ?
Oui, mais ils sont non obligatoires sauf stipulation contraire dans la convention de stage.

Comment verser une gratification ?
Le versement mensuel doit intervenir à la fin de chaque mois. La somme mensuelle doit apparaître clairement sur une fiche de paie simplifiée ou un reçu.

Quels documents faut-il conserver ?

• Convention de stage

• Justificatifs de présence effective

• Attestation d’assurance maladie

• Suivi pédagogique

Un stage est-il considéré comme un contrat salarié ?
Non, le stage n’est pas un contrat de travail. Le stagiaire n’a pas le statut de salarié, bien que certaines conditions d’accueil soient proches du droit commun. Il ne touche pas un salaire, mais une indemnité, appelée gratification.

La gratification est-elle due pour tout type de formation ?
Oui, dès lors que le stage s’inscrit dans le cadre d’un enseignement scolaire ou universitaire, en formation initiale ou professionnelle, et qu’il est prévu dans la convention signée avec un organisme d’enseignement, la gratification est due au-delà de 2 mois consécutifs.

Quels sont les textes de loi qui régissent la gratification ?
Les règles sont précisées par le code du travail, notamment dans un article spécifique dédié aux stages en entreprise d’accueil. Ces règles s’appliquent aussi aux organismes publics étendus.

Y a-t-il une différence entre les élèves de lycée et les étudiants ?
Oui, un lycéen en formation professionnelle courte, notamment en CAP, n’est pas toujours soumis aux mêmes obligations qu’un étudiant universitaire. L’employeur doit donc vérifier la nature du stage et la formation suivie.

La gratification peut-elle être versée en dehors des périodes de stage ?
Non. Elle est strictement liée à la période de présence effective. En dehors des journées réellement effectuées dans le cadre de la mission, aucune gratification ne peut être versée.

La gratification est-elle obligatoire dans le secteur public ?
Oui. Dans un organisme de service public, la gratification est obligatoirement versée au stagiaire selon les mêmes conditions que dans le privé, si la période de stage dépasse deux mois consécutifs.

Quel est le montant à prendre en compte en cas d’exonération ?
Le plafond de la sécurité sociale fixe la base de calcul. En 2024, 15 % du plafond horaire représente 1,95 €, soit environ 435 € par mois. Ce seuil permet de bénéficier de la franchise de cotisations et d’une exonération d’impôt sur le revenu, si la somme reste inférieure ou égale à ce montant.

Doit-on intégrer les gratifications dans la déclaration annuelle ?
Uniquement la fraction excédant le seuil exonéré. Si la valeur de la gratification dépasse le plafond horaire de sécurité, la part excédentaire est intégrée aux ressources déclarées à l’administration fiscale.

Peut-on cumuler gratification et aides sociales ?
Oui, dans la majorité des cas. Toutefois, certaines allocations ou contributions complémentaires (comme les bourses sur critères sociaux) peuvent être réduites si la rémunération du stagiaire dépasse un certain niveau de revenu. Il est donc utile de se renseigner auprès du ministère de l’Éducation nationale ou du site de l’organisme d’enseignement.

Le stage peut-il commencer sans autorisation de l’établissement ?
Non. La mise en stage ne peut intervenir sans autorisation de l’organisme d’enseignement et sans une convention dûment signée. Le stage doit toujours s’inscrire dans un cadre pédagogique précis.

Quelles sont les bonnes pratiques pour gérer un stagiaire ?
Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• Rédiger une convention claire, avec mention du titre de la formation, du lieu du stage, de la mission, du nombre de journées, de la gratification calculée et de sa base de versement

• Fournir une fiche d’information au stagiaire, indiquant ses droits et devoirs

• S’assurer d’un encadrement pédagogique suffisant au sein de l’équipe

• Respecter la durée maximale autorisée par année civile : pas plus de 6 mois par année scolaire ou universitaire, dans une même entreprise d’accueil

Un stagiaire peut-il effectuer plusieurs stages dans une même structure ?
Oui, mais la règle limite à 6 mois au total sur une année, y compris pour des stages non consécutifs. Il convient de noter chaque période, d’adapter les missions, et d’informer l’organisme d’enseignement.

Le versement de la gratification est-il soumis à des règles précises ?
Oui. Elle doit être versée chaque fin de mois, selon les heures réellement effectuées et en conformité avec la rémunération calculée dans la convention de stage.

Respecter le cadre légal du stage en entreprise, c’est garantir à chaque stagiaire une expérience professionnelle enrichissante, conforme à la réglementation en vigueur. Chaque contribution versée doit respecter une condition essentielle : une présence de plus de deux mois consécutive ou non, sur l’année scolaire ou universitaire, au sein de l’entreprise accueillant l’étudiant.

La gratification minimale est fixée à une valeur égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 4,35 € par heure en 2024. Ce montant s’applique à partir du premier jour du premier mois de stage, dès lors que la période excède la durée seuil. L’employeur peut bien sûr verser une somme supérieure, mais doit alors vérifier les règles de paiement des cotisations patronales au-delà de cette limite. Il est important de noter que la nature juridique du stage reste un objet temporaire, sans contrat de travail, et ne donne pas droit à une rémunération au sens du salaire.

L’article L.124-6 du Code de l’éducation précise que toute gratification réalisée au-delà de ce seuil ouvre droit à une exonération partielle, dans la limite fixée par la loi, à condition que les modalités de financement soient bien définies. En décembre, l’État met souvent à jour les barèmes applicables à l’année suivante, via une publication officielle du ministère du Travail. Une attention particulière doit donc être portée à la mise en conformité, en début d’année, notamment au mois de février, où ces mises à jour s’appliquent pleinement.

En revanche, une gratification inférieure au seuil ou absente n’est accordée qu’en cas de stage inférieur à deux mois, ou dans certains cas précis prévus par la réglementation française, en lien avec un organisme d’enseignement ou une formation professionnelle particulière. La règle s’applique de façon différente selon que le stage soit effectué dans un organisme public, un secteur économique spécifique, ou à l’étranger.

Avant toute mise en place, vérifiez bien les éléments correspondant à votre situation, directement sur le site du service public ou via notre page dédiée aux stages. L’équipe Archipel Lyon peut aussi vous orienter dans le choix des bons outils pour sécuriser chaque article de votre convention et respecter les règles en vigueur.

Merci de votre confiance. Pour toute question liée au calcul de la gratification, aux exonérations ou à la légalité du stage, nous vous accompagnons dans une approche sur mesure, humaine et conforme à vos obligations.

Chez Archipel Lyon, nous accompagnons les entreprises dans la gestion de leur activité, notamment en matière de conformité sociale et fiscale. Besoin d’aide pour optimiser vos démarches administratives ? Contactez-nous dès aujourd’hui  ici !

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