TPE, indépendants, dirigeants de PME : si vous avez déjà soupiré en cherchant un ticket de caisse froissé au fond d’un sac, cet article est pour vous.
La gestion des notes de frais reste l’un des casse-têtes les plus chronophages pour les entrepreneurs. Entre les justificatifs égarés, les dépenses oubliées et les erreurs de calcul, le temps perdu s’accumule… tout comme les risques de redressement.

Et pourtant, des solutions existent. Grâce à Pennylane, un logiciel de gestion des frais professionnels, et à l’accompagnement d’un expert-comptable à Lyon, tout devient plus fluide.

Dans cet article, découvrez comment simplifier votre quotidien, automatiser vos justificatifs et garder un œil précis sur vos dépenses, sans y passer vos soirées.

Gérer ses frais professionnels semble simple sur le papier. Mais dans la réalité d’une TPE ou d’une startup, c’est souvent une galère.
Vous payez un déjeuner client, promettez de garder le ticket, le glissez dans une poche… et l’oubliez. Une semaine plus tard, vous ne savez plus si vous avez récupéré la TVA. Résultat : soit vous renoncez à déduire la dépense, soit vous la passez quand même, au risque d’un contrôle fiscal.

Côté comptabilité, ces oublis provoquent des écarts, des relances de votre cabinet, ou des anomalies dans votre bilan.
En clair, la comptabilité des notes de frais à Lyon peut vite devenir un poids si elle n’est pas digitalisée.

Heureusement, avec des outils comme Pennylane, vous pouvez dire adieu à ce stress.

Pennylane propose une solution pensée pour les dirigeants débordés. Depuis votre ordinateur ou votre smartphone, vous accédez à une application notes de frais Pennylane intuitive.
Vous venez de faire un achat pour l’entreprise ? Il suffit de prendre une photo du justificatif. La plateforme détecte automatiquement le montant, la date, la TVA et la catégorie comptable.

Plus besoin de remplir manuellement un tableau ou d’envoyer des e-mails à votre expert-comptable. L’info remonte en temps réel. Votre comptable peut valider ou ajuster la dépense sans vous déranger.

Ce système permet aussi de mieux catégoriser les dépenses : restaurant, déplacement, fournitures… Vous obtenez ainsi un suivi des dépenses pro Lyon Pennylane plus lisible et plus stratégique.

Il ne suffit pas d’avoir payé une dépense pour qu’elle soit déductible. En comptabilité, un justificatif comptable est indispensable pour prouver l’existence, la date et l’objet professionnel d’une charge.
Les principaux justificatifs acceptés sont les factures détaillées, les tickets de caisse lisibles, les notes d’hôtel ou les factures de transport. Attention : les relevés bancaires ou les simples reçus ne suffisent pas.

Par exemple, pour un repas d’affaires, il vous faut le ticket avec les détails des consommations, idéalement avec les noms des invités.
Sans ces pièces, vous ne pouvez ni déduire la charge ni récupérer la TVA.

En cas de contrôle fiscal, l’administration peut requalifier vos dépenses en avantages en nature ou rejeter leur déduction, avec pénalités à la clé.

Avec Pennylane, chaque dépense peut être liée immédiatement à un justificatif, évitant les oublis et les erreurs.

L’un des atouts majeurs de Pennylane réside dans ses justificatifs automatisés. Concrètement, la plateforme va chercher automatiquement vos factures dans vos boîtes mail, vos fournisseurs, ou vos outils de gestion.
Un abonnement téléphonique ? La facture mensuelle est récupérée sans intervention. Une commande Amazon ? Le justificatif est associé à la bonne dépense.

Cette automatisation des justificatifs avec Pennylane évite les allers-retours entre vos différents outils. Vous gagnez un temps précieux, tout en fiabilisant vos données.

Et ce n’est pas tout : Pennylane peut aussi classer automatiquement les pièces justificatives dans la bonne catégorie comptable. Cela facilite la lecture de vos états financiers, le calcul de vos charges déductibles, et la préparation de vos déclarations de TVA.

Même avec un excellent outil, rien ne remplace le regard d’un professionnel. Votre expert-comptable à Lyon reste un allié indispensable dans la gestion des notes de frais avec Pennylane.

Pourquoi ? Parce qu’il vérifie la validité des pièces, vous alerte sur les dépenses non conformes, et optimise vos remboursements.
Par exemple, il saura vous conseiller sur la récupération de TVA sur les frais de repas ou vous rappeler les plafonds applicables aux frais de déplacement. Il peut aussi ajuster certaines écritures en fin de mois, pour refléter fidèlement la réalité économique.

Chez Archipel Lyon, nous allons plus loin : nous formons nos clients à bien utiliser l’outil et nous faisons des points réguliers pour assurer la cohérence comptable.
C’est ainsi que vous tirez pleinement parti du duo Pennylane + expert-comptable.

En tant que dirigeant, votre temps est précieux. Pourquoi continuer à scanner des tickets ou relancer vos équipes pour qu’ils transmettent leurs notes de frais ?
Avec Pennylane, et un accompagnement bien pensé, vous pouvez déléguer l’essentiel : la récupération des pièces, leur traitement, leur classement, et leur intégration comptable.

Chez Archipel Lyon, nous paramétrons votre compte pour qu’il capte automatiquement vos factures les plus récurrentes. Nous vous aidons à définir des règles simples : par exemple, toute dépense Uber est associée à la catégorie “frais de déplacement”.

Une fois par mois, nous vous transmettons un résumé clair, avec les anomalies éventuelles.
Résultat : vous gagnez du temps, évitez les erreurs, et gardez un regard stratégique sur vos charges.