L’usage du coworking à Lyon explose chez les freelances, indépendants et petites structures. C’est flexible, économique, stimulant. Mais au-delà du cadre, il y a un autre sujet : comment le comptabiliser correctement ?
Entre déductibilité, TVA, notes de frais ou justificatifs, l’impact du coworking sur la comptabilité est loin d’être neutre.

Dans cet article, on vous guide pas à pas pour comprendre les conséquences comptables du coworking à Lyon, éviter les erreurs fréquentes, et faire les bons choix en fonction de votre statut.

En comptabilité, l’espace de coworking est généralement assimilé à un loyer professionnel temporaire ou à une charge de fonctionnement.
Pour les freelances en BNC réel ou société, ces dépenses sont comptabilisées en charges externes (classe 6), sous le compte 6135 « locations mobilières », ou 6068 pour des services liés.

Cette charge a un impact direct sur le résultat fiscal :

• Elle réduit l’assiette imposable,

• Elle peut faire baisser le montant de l’impôt ou des cotisations.

Mais encore faut-il bien comptabiliser l’espace de coworking et disposer de justificatifs valides, sans quoi la dépense pourra être réintégrée fiscalement lors d’un contrôle.

Pour qu’un loyer de coworking soit déductible, trois critères doivent être remplis :

1. Il doit être lié à l’exercice de l’activité professionnelle.

2. Il doit être justifié par une facture nominative.

3. Il doit être normal en montant, au regard du chiffre d’affaires et du besoin réel.

Exemple : Un développeur web en freelance à Lyon qui utilise un bureau 2 jours/semaine au H7 peut déduire ce poste dans sa comptabilité s’il dispose des factures au nom de son activité.

En revanche, un abonnement à temps plein non justifié alors que l’activité se fait majoritairement à domicile peut poser problème. D’où l’importance d’une analyse de cohérence par votre expert-comptable.

Selon votre statut, la comptabilisation d’un espace de coworking diffère légèrement. Voici les cas principaux :

• Micro-entrepreneur : les charges sont non déductibles, car le régime applique un abattement forfaitaire.

• BNC réel : enregistrement en compte 6135 avec conservation de la facture.

• SASU, EURL ou SARL : même traitement, sauf si vous utilisez une note de frais (voir plus bas).

Outil conseillé : via Pennylane, vous pouvez catégoriser automatiquement les factures de coworking comme frais professionnels récurrents. Le justificatif coworking est intégré à chaque écriture.

Le justificatif de frais de coworking doit répondre aux critères fiscaux classiques :

Nom du client ou de la société,

Détail des prestations (bureau, salle, impression…),

Dates de la période concernée,

Montant HT et TTC, avec ou sans TVA clairement indiquée.

Les plateformes comme Now Connected ou Mama Works à Lyon envoient en général des factures claires. En revanche, méfiance si vous n’avez qu’un reçu de carte bancaire : ce n’est pas un justificatif fiscal valable.

Conseil : associez vos justificatifs à vos paiements dans votre outil de gestion pour éviter tout écart. Sur Pennylane, la synchronisation bancaire permet de lier facture et transaction automatiquement.

La TVA sur les frais de coworking est en général récupérable, à condition que :

• Vous soyez soumis à TVA (BNC réel, société à l’IS).

• La facture mentionne clairement la TVA.

• La dépense soit affectée à une activité taxable.

Cas d’erreur courant : les auto-entrepreneurs n’ont pas droit à récupérer la TVA, même si elle apparaît sur les factures.

Exemple : une consultante marketing à Lyon en SASU, assujettie à TVA, peut récupérer la TVA sur ses abonnements à Wojo Lyon si les factures sont bien au nom de sa société.

Si vous êtes assimilé salarié (président de SASU, gérant minoritaire…), vous pouvez passer vos frais de coworking via une note de frais.
Cela vous permet :

• de vous faire rembourser sans passer par une charge directe,

• d’éviter de mettre le contrat de coworking au nom de l’entreprise.

Mais attention, cela implique de fournir :

• une note de frais signée,

• un justificatif valide,

• une cohérence dans la fréquence (ex. : usage ponctuel vs abonnement annuel).

Astuce : sur Pennylane, vous pouvez scanner vos notes de frais espace partagé à Lyon depuis l’appli mobile et les transmettre automatiquement à votre expert-comptable.

Un expert-comptable freelance à Lyon connaît bien les subtilités locales et peut :

• vous guider sur le bon traitement fiscal et comptable des frais,

• éviter les erreurs de déclaration,

• vous aider à choisir le bon statut selon le niveau de charges fixes,

• vous accompagner sur des outils adaptés (Pennylane, Dext, etc.).

 Chez Archipel Lyon, on accompagne de nombreux indépendants dans la gestion comptable des bureaux partagés, que ce soit à Part-Dieu, Confluence ou République. Notre force : la simplicité, la pédagogie et des outils connectés pour éviter tout oubli.